Die Digitalisierung deutscher Büros schreitet voran – zumindest beim Papierverbrauch. Eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt: Fast drei Viertel der Unternehmen (72 Prozent) in Deutschland nutzen heute weniger Papier als noch vor fünf Jahren. Ein Drittel sogar deutlich weniger. Ausdrucke, Aktenordner und Faxgeräte verlieren an Bedeutung, digitale Alternativen wie Cloud-Lösungen, Messenger oder PDFs setzen sich durch.

Weniger Aktenordner

Über die Hälfte der befragten Unternehmen (57 Prozent) hat inzwischen auch die Zahl der Aktenordner im Büro reduziert. Besonders deutlich zeigt sich der Rückgang in der Personalabteilung, wo dennoch bei 94 Prozent der Unternehmen noch physische Unterlagen vorhanden sind. Auch in Buchhaltung (91 Prozent) und Geschäftsführung (82 Prozent) ist Papier weiterhin präsent. In Bereichen wie Produktion (30 Prozent) hingegen sind Aktenordner zur Ausnahme geworden.

Grundrichtung stimmt

Die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse kommt dagegen eher nur schleppend voran. Lediglich 11 Prozent der Unternehmen sehen sich selbst an der Spitze, knapp die Hälfte (49 Prozent) stuft sich als Nachzügler ein. Ein Prozent hat den Anschluss nach eigener Einschätzung bereits verpasst. „Deutsche Unternehmen müssen jetzt von der Planung in die Umsetzung kommen“, fordert Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Es brauche Investitionen in digitale Kompetenzen, Infrastruktur und eine neue Haltung. Doch die Grundtendenz geht in die richtige Richtung. Denn im Umkehrschluss heißt das, das sich über die Hälfte schon mitten im Digitalisierungsprozess befinden.

Mehr Wettbewerbsfähigkeit

Dabei sind die Motive der Firmen klar: 94 Prozent verfolgen mit der Digitalisierung das Ziel, nachhaltiger zu wirtschaften. 92 Prozent wollen Kosten senken, 77 Prozent effizienter und transparenter arbeiten. Auch die Entlastung der Mitarbeitenden (74 Prozent) und der Wunsch, als Arbeitgeber attraktiver zu werden (74 Prozent), spielen eine Rolle. Zugleich hoffen viele auf eine stärkere Kundenbindung und mehr Wettbewerbsfähigkeit.

Fax und Briefe werden immer weniger

Ein weiteres Indiz für den digitalen Wandel ist die Veränderung in der Kommunikationskultur. Während Briefpost (39 Prozent) und Fax (18 Prozent) immer weniger genutzt werden, setzen Unternehmen zunehmend auf Messenger-Dienste (66 Prozent), Videokonferenzen (67 Prozent), digitale Kunden- oder Mitarbeiterportale (53 Prozent) und Kollaborationstools (48 Prozent). E-Mails (100 Prozent) und Telefongespräche (93 Prozent) bleiben aber nach wie vor die am häufigsten genutzten Kanäle, heißt es in der Bitkom-Studie weiter.

Nachholbedarf bei KI

Eine Technologie mit viel Potenzial, aber noch wenig Praxis, ist die Künstliche Intelligenz. Nur 13 Prozent der Unternehmen setzen derzeit KI-gestützte Chatbots in der Kunden- oder Mitarbeiterkommunikation ein – obwohl 58 Prozent dies mittelfristig planen und 50 Prozent glauben, dass Chatbots künftig einen Großteil der Kommunikation übernehmen werden. Der Einsatz von KI zur E-Mail-Verarbeitung (20 Prozent), in der Buchhaltung (17 Prozent) oder zur Terminverwaltung (11 Prozent) ist noch überschaubar. Anwendungen wie automatische Protokollerstellung (3 Prozent) oder Predictive Analytics (2 Prozent) spielen bislang kaum eine Rolle.

Kein konkreter Nutzen bei KI

Gründe für die Zurückhaltung gibt es viele: 53 Prozent der Unternehmen nehmen Skepsis in der Belegschaft wahr, 75 Prozent beobachten zunächst lieber den Markt, und die Hälfte sieht aktuell keinen konkreten Nutzen. Auch die Herkunft der Technologie ist ein Faktor – 90 Prozent achten darauf, aus welchem Land KI-Systeme stammen, 60 Prozent sorgen sich um eine zu große Abhängigkeit vom Ausland.

Die Bitkom-Studie zeigt: Potenziale sind da – doch es fehlt noch an Tempo und Mut. Wer auf die Digitalisierung setzt, spart nicht nur Papier, sondern sichert auch seine Zukunft. Wer zögert, riskiert den Anschluss. Die Mehrheit der Unternehmen hat dies aber inzwischen erkannt und beginnt zu handeln.

red/ChatGPT

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